Aplikasi ditandai dengan huruf kapital alfabet Rusia, dimulai dengan A (dengan pengecualian huruf E, Z, Y, O, CH, b, Y, Ъ). Jika semua huruf alfabet Rusia habis, penomoran dilanjutkan menggunakan simbol dua huruf - AA, AB, AB, AG, ..., AE, AYU, AYA, BA, BB, BV...

Penunjukan aplikasi diperbolehkan menggunakan huruf alfabet Latin, kecuali huruf I dan O.

Aplikasi ditandai dengan huruf alfabet Rusia atau Latin.

Kata “aplikasi” tidak disingkat baik dalam keterangan maupun dalam tautan ke aplikasi.

& Contoh - LAMPIRAN A, LAMPIRAN B dll.

...sesuai dengan Lampiran M...

Jika hanya ada satu aplikasi yang beroperasi, maka tidak diberi nomor.

Ilustrasi

Berbagai ilustrasi dapat digunakan dalam tesis - diagram, diagram, gambar, peta, foto, dll.

Semua ilustrasi yang diberikan dalam karya harus diacu.

Ilustrasi ditandai dengan kata “Gambar” dan dapat diberi nomor jika terdapat beberapa ilustrasi. Aturan penomoran ilustrasi lihat di hal. 43.

Kata “menggambar” tidak disingkat baik dalam keterangan maupun referensi ilustrasi.

Diperbolehkan menggunakan ilustrasi berwarna.

& Contoh– ...sesuai Gambar 1.4,...ditunjukkan pada Gambar 5.

Semua ilustrasi ditempatkan tepat setelah teks yang pertama kali disebutkan, atau pada halaman berikutnya, sejajar dengan garis tengah tanpa ada indentasi paragraf.

Tuliskan kata di bawah ilustrasi « Menggambar » , letakkan nomor(jika ada), spasi, tanda hubung, dan spasi lainnya - Nama ilustrasi.

Pilihan ilustrasi tanda tangan:

- font– ukuran tebal 12 pt;

- penyelarasan paragraf– di tengah garis;

- interlinier spasi – tunggal tanpa indentasi paragraf sebelum dan sesudah paragraf;

Tanpa lekukan paragraf baris pertama;

- tanda hubung kata ilustrasi tidak dicantumkan dalam tanda tangan;

Setelah nama jangan membuat alasan.

& Contoh ilustrasi tanda tangan –

Gambar 3.1 – Dinamika biaya tenaga kerja

Sebenarnya ilustrasi itu sendiri dan peruntukannya memisahkan dari teks sebelumnya dan berikutnya satu baris kosong, spasi satu baris, ukuran font 14 pt.

& Contoh desain gambar dalam teks –

"Skema adalah gambar yang biasanya menyampaikan simbol dan tanpa memperhatikan skala, gagasan utama dari suatu perangkat, objek, struktur atau proses dan menunjukkan hubungan elemen-elemen utamanya. Penunjukan skema dan persyaratan umum untuk implementasinya ditetapkan oleh GOST 2.701-84. Aturan untuk pelaksanaan algoritme, program, data, dan sistem ditetapkan oleh standar GOST 19.701-90.”

Diagram adalah gambar grafik yang secara jelas menunjukkan ketergantungan fungsional beberapa variabel, suatu cara penyajian informasi secara visual yang diberikan dalam bentuk tabel angka. Aturan dasar untuk melakukan diagram ditetapkan dalam rekomendasi R 50-77-88.

Pilihan jenis diagram bergantung pada tugas yang ingin diselesaikan oleh diagram tersebut. Ini harus cukup sederhana dan jelas. Alat terbaik untuk membuat grafik adalah spreadsheet. Microsoft Office Unggul. Program ini menawarkan berbagai tipe diagram standar, yang masing-masing memiliki subtipe sendiri.

Halo teman teman! Hari ini kita akan berbicara tentang pendaftaran aplikasi diploma sesuai dengan Gost. Secara khusus, kita akan melihat pertanyaan-pertanyaan seperti:

1. Apa itu suplemen ijazah?
2. Bagaimana cara mengaturnya menurut Gost?
3. Dimana dan bagaimana lokasinya?

Kami juga akan mempertimbangkan pertanyaan lain yang akan membantu Anda mengatasi hambatan perlindungan. Pertama, mari kita lihat pertanyaan berikut....

Apa itu suplemen ijazah?

Lampiran merupakan bagian proyek skripsi yang memuat materi yang tidak sesuai dengan isi utama teks karena terlalu besar.

Ini juga merupakan tambahan yang bagus untuk proyek tesis Anda. Biasanya siswa sendiri yang memikirkan poin-poinnya. Namun saya tetap menyarankan Anda untuk mengoordinasikannya dengan atasan Anda.

Ini mencakup bahan-bahan berikut:

• Perhitungan dan tabel volumetrik
• Grafik - gambar, diagram, model, dll.
• Sumber informasi - laporan, pesanan, kode, dll.
• Bahan tambahan yang digunakan selama penelitian - jawaban, angket, angket, dll.

Saya pikir semuanya jelas di sini. Secara umum, aplikasi mencakup semua materi berukuran besar yang tidak muat pada selembar kertas A4.

Perhatian khusus harus diberikan, karena ini memainkan peran besar dalam ijazah, sehingga lebih mudah dipahami.

Aturan pendaftaran

• Jadi penerapannya dalam struktur ijazah dilakukan setelah sumber literatur. Umumnya tidak diarsipkan bersama ijazah, melainkan ditempatkan pada map tersendiri, namun jika diperbolehkan untuk diarsipkan, maka pisahkan dari ijazah dengan selembar kertas kosong.
• Jika bahan tidak sesuai dengan format lembar A4 standar, maka aturan Gost mengizinkan penggunaan format lain - A3, A1.
• Nomor halaman ditempatkan di pojok kanan atas. Setiap aplikasi dimulai pada halaman baru. Di tengahnya tertulis “APLIKASI”. Jika ada yang tidak muat pada lembar pertama, maka dipindahkan ke lembar kedua dan ditambahkan - "LANJUTAN LAMPIRAN", dan pada lembar terakhir - "LAMPIRAN AKHIR".
• Jika beberapa bahan grafis harus ditempatkan dalam satu, maka harus diberi nomor sehingga setiap ilustrasi terpisah.
• Aplikasi dan teks proyek diploma dihubungkan dengan huruf kapital alfabet Rusia. Dalam kasus yang sangat jarang, penggunaan angka Latin dan Arab diperbolehkan.

Huruf pengecualian alfabet Rusia: Ъ; B; kamu; Hai; TENTANG; Z; J dan Bab
Huruf pengecualian Latin: I dan O

• Teks dapat dibagi menjadi paragraf dan subparagraf.
• Judul dirancang dengan gaya yang sama.

1. Buatlah mudah dibaca dan dimengerti.
2. Menguraikan semua simbol untuk tabel, gambar, dan diagram.
3. Jangan lupa dan cantumkan dalam isi ijazah
4. Jangan menuangkan air, hanya bahan yang paling diperlukan saja.
5. Tetap berpegang pada satu format. Tanyakan departemen universitas Anda.

Contoh: cara mendesain gambar, diagram, dan tabel dengan benar

"Lampiran A"

Kemudian, dari baris baru, dari paragraf - “Tabel A.1 - hasil pemenuhan rencana produksi pabrik ShZMK LLC untuk 2016 -2017.” Bayangkan mejanya tidak muat. Apa yang harus dilakukan? Kami memindahkannya ke halaman lain dan memberi label “Lanjutan Tabel A.1.” Kami menyelesaikannya dan menandai halaman terakhir sebagai “Akhir Tabel A.1”

Aplikasi juga dapat berisi gambar; gambar tersebut akan diberi label “Gambar A.2”

Pendaftaran di daftar isi ijazah

Apa yang perlu Anda ketahui untuk mempersiapkan dengan benar tidak hanya bagian utama ijazah, tetapi juga tidak melupakan elemen struktural seperti aplikasi?

Untuk apa itu? Bagaimana cara memformat lamaran dengan benar dalam ijazah? Sekarang tentang semua ini lebih terinci.

Tujuan

Ijazah, atau disebut juga, memuat hasil penelitian yang dilakukan oleh seorang mahasiswa – calon spesialis di bidang tertentu. Diasumsikan bahwa dia mengatasi tugasnya secara mandiri. Namun jika ada pertanyaan, ada pengawasnya. Ia tidak hanya dapat memberikan bimbingan mengenai topik yang dipilih, tetapi juga menjawab pertanyaan bagaimana cara melengkapi lamaran di diploma.

Harap dicatat bahwa ini adalah salah satu bagian dari catatan penjelasan, yang tidak selalu wajib. Faktanya, ada sejumlah disiplin ilmu atau topik yang sebagian besar bersifat teoritis. Lampiran mungkin tidak memuat informasi yang seharusnya disertakan dalam lampiran.

Tujuannya adalah untuk memberikan informasi yang lebih lengkap tentang penelitian yang dilakukan dalam pekerjaan tersebut. Ini mungkin berisi berbagai data yang relevan dengan topik. Mereka tidak ditempatkan pada bagian utama ijazah karena dapat mengacaukan pekerjaan. Oleh karena itu, tabel besar atau diagram besar, dokumentasi pelaporan atau materi lainnya ditempatkan di akhir ijazah dalam bentuk bagian tersendiri, yang disebut demikian.

Struktur ijazah dan tempat lamaran di dalamnya

Ijazah memiliki beberapa komponen. Karena tugas kami tidak mencakup pertimbangan rinci, kami akan membahasnya secara singkat.

1. Halaman depan- ini berisi informasi tentang penulis, direktur, nama organisasi tempat hal itu dilakukan, dll.
2. Abstrak- pelengkap singkat wajib dari catatan penjelasan yang berisi informasi singkat tentang penelitian siswa tersebut.
3. Latihan- Kadang-kadang disebut teknis, beberapa data tentang objek studi disediakan di sini, formulir ini digunakan dalam spesialisasi teknis. Bagian ini mungkin hilang.
4. Isi- daftar isi catatan penjelasan yang memuat nama seluruh elemen struktur. Nomor halaman tempat judul berada ditunjukkan di sini. Poin terakhir biasanya berisi aplikasi.
5. Konvensi, singkatan atau singkatan. Berisi daftar elemen tersebut beserta penjelasannya.
6. Perkenalan- memperkenalkan penelitian yang disajikan untuk pembelaan berdasarkan penyorotan relevansi, maksud, sasaran, objek, subjek, metodologi, dll.
7. Bagian utama- terdiri dari bagian-bagian dan bagian-bagian penyusun lainnya. Hasil penelitian siswa disajikan di sini secara berurutan. Biasanya, ini mencakup tiga bagian dengan perincian yang sesuai menjadi subbagian, dan dalam beberapa kasus menjadi paragraf.
8. Kesimpulan atau kesimpulan. Terkadang hal ini mencakup rekomendasi praktis.
9. Daftar sumber yang digunakan- berisi literatur.
10. Aplikasi- semacam kelanjutan penelitian. Mereka mewakili bagian terpisah, termasuk materi yang diperlukan untuk diskusi lebih dalam tentang topik tersebut. Kadang-kadang mungkin tidak ada. Jika Anda hadir, sebaiknya perhatikan bagaimana format lamaran di ijazah.

Informasi apa yang mungkin terkandung dalam aplikasi? Keputusan dalam hal ini harus diambil oleh mahasiswa bersama-sama dengan dosen pembimbing. Biasanya, rekomendasi untuk bagian ini ditentukan oleh departemen yang lulus, yang membuat keputusan berdasarkan kekhususan kegiatan ilmiahnya.

Namun, di sini Anda harus ingat bahwa perlu melengkapi aplikasi diploma sesuai dengan Gost. Oleh karena itu, sebaiknya mengacu pada aturan yang diatur di dalamnya. Untuk jenis pekerjaan ini, Gost 7.32-2001 digunakan. Di sini, pada paragraf 5.12 terdapat informasi bahwa lampiran mungkin memuat materi-materi yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan, tetapi karena beberapa alasan tidak dimasukkan dalam bagian utama.

Konten tradisional

Dengan menggunakan aturan penulisan tesis yang berlaku umum, kami mencatat bahwa lampiran mencakup materi yang melampaui format presentasi yang diusulkan, yang memungkinkan kami untuk lebih memahami isi karya dan makna semua tindakan yang dilakukan oleh penulis.

Biasanya ini termasuk:

• tabel besar dan perhitungan besar - ini termasuk tabel yang melebihi format halaman standar;
• materi grafis - gambar, model atau diagram yang melampaui format A4 ditempatkan di sini;
• informasi latar belakang: laporan keuangan atau akuntansi perusahaan, dokumentasi internal yang mencirikan aspek-aspek tertentu dari kegiatan organisasi (perintah, kode, kontrak, piagam, dll.);
• bahan yang mencerminkan metode dan pendekatan yang digunakan dalam bagian penelitian (kuesioner, angket, jawaban dan penjelasannya, dll).

Aspek formal. Ketentuan umum

Di sini Anda harus memperhatikan cara memformat lamaran di ijazah dengan benar. Masalah ini dibahas dalam klausul 6.14 dari Gost yang disebutkan di atas, yang berisi sejumlah aturan.

1. Permohonan dapat diterbitkan sebagai kelanjutan ijazah. Dalam hal ini, informasinya ada di lembar berikutnya. Terkadang edisi terpisah mungkin diperlukan. Untuk tesis, biasanya cukup sedikit, tetapi tidak lebih dari 10.

2. Bagian utama dari karya ini wajib memuat tautan ke aplikasi yang relevan. Berdasarkan urutan penyebutannya dalam catatan penjelasan, maka disusunlah urutan susunannya.

3. Setiap lamaran berikutnya harus dimulai pada halaman baru. Meskipun diagram atau tabel yang diberikan hanya memakan sedikit ruang. Diawali dengan kata “Aplikasi”, diikuti dengan sebutan dan namanya.

Selanjutnya, berdasarkan contoh yang diberikan, akan dimungkinkan untuk lebih memahami bagaimana memformat lamaran dalam ijazah. Mengutip pepatah, katakanlah ini: lebih baik melihat setidaknya sekali daripada mendengarkan hal yang sama tanpa henti.

Aspek regulasi

Sekarang beberapa kata tentang seluk-beluknya. Lantas, bagaimana cara memformat lamaran di ijazah? Menurut Gost, masing-masing memiliki judulnya sendiri, yang dimulai dengan indikasi jenis informasi yang disajikan di dalamnya. Artinya, jika ada tabel atau diagram, maka kata ini menyusul, diikuti nama yang sesuai. Jika materi lain diposting, maka judulnya hanya ditunjukkan dari paragraf.

Materi lamaran harus berkaitan langsung dengan ketentuan yang tertuang dalam karya. Untuk menyatukan semuanya, Anda perlu mengetahui cara memformat tautan ke lamaran di diploma Anda. Inilah yang perlu Anda ingat:

• aplikasi harus memiliki sebutan yang akan menghubungkannya dengan teks karya - untuk tujuan ini mereka menggunakan huruf kapital alfabet, biasanya bahasa Rusia;
• mulai dengan “A” dan lanjutkan secara berurutan;
• pengecualian terhadap aturan ini adalah huruf: ь, ы, Ъ, vokal: Ё, О dan konsonan З, И, Ч;
• terkadang penggunaan alfabet Latin diperbolehkan;
• dalam beberapa kasus, penunjukan dimungkinkan menggunakan angka Arab.

Semua bahan disiapkan di sistem terpadu: Kata “lamaran” ditulis sama pada semua lembarnya. Hal ini dilakukan sepenuhnya sesuai dengan jurusan dimana ijazah akan dipertahankan (Lampiran A; LAMPIRAN A; LAMPIRAN 1, dst). Judul juga disajikan dengan cara yang sama. Kata “aplikasi” sendiri bisa terletak di tengah baris atas atau di samping kanan. Tidak ada periode setelahnya.

Desain tabel, gambar dan diagram

Beberapa kata tentang lokasi dan penunjukan elemen-elemen ini. Diketahui bahwa dalam beberapa kasus tidak mungkin dilakukan tanpanya.

Jadi, jika Anda perlu memberikan data statistik, dan tabelnya besar, maka kita sudah tahu di mana menempatkannya. Karena Anda sudah mempunyai gambaran bagaimana memformat lamaran di ijazah Anda.

Contoh: "Lampiran D". Dari baris berikutnya dari paragraf “Tabel D.1 - Hasil kegiatan keuangan Zarya LLC untuk 2014-2015.” Jika besar, maka pada halaman berikutnya diberi tanda: “Lanjutan Tabel D.1”, dan lakukan sampai selesai. Pada lembar yang diakhiri, Anda perlu menulis: “Akhir tabel D.1.” Dalam aplikasi yang diberikan pada contoh, dilambangkan dengan huruf “G”, tidak hanya berisi data tabel, tetapi juga informasi dalam bentuk yang berbeda. Dalam hal ini, tunjukkan: “Gambar D.2” atau “Diagram D.2”.

Terkadang perlu memberi label pada setiap halaman. Jika misalnya Lampiran K mempunyai beberapa gambar, tabel atau diagram, maka terlebih dahulu perlu disebutkan bahwa ini adalah “Lampiran K”. Berikutnya adalah “Lanjutan Lampiran K”, yang terakhir adalah “Akhir Lampiran K”.

Contoh desain

Sebagaimana telah dikemukakan, semua data yang disajikan dalam karya harus saling berhubungan. Oleh karena itu, tidak ada salahnya untuk mengingatkan Anda sekali lagi bagaimana memformat lamaran ijazah dengan benar.

Contoh diberikan dalam tanda kutip, yang tidak perlu digunakan dalam teks: “Diagram struktur organisasi dan manajemen Vostok LLC ada di Lampiran B.” Berdasarkan ini kami mendapatkan yang berikut ini. LAMPIRAN B. Baris berikutnya adalah “Diagram B.1, yang disebut “Struktur organisasi dan manajerial Vostok LLC.” Mengingat gambar seperti itu memakan banyak ruang, lebih baik menempatkannya di bagian yang sesuai. Selain itu, Anda dapat mengaturnya di sana dalam format potret dan lanskap.

Jelas bahwa contoh yang jelas memungkinkan Anda untuk mendapatkan pemahaman yang lebih lengkap tentang bagaimana mempersiapkan suplemen ijazah. Contoh di bawah ini akan memungkinkan Anda memverifikasi ini sekali lagi.

LAMPIRAN E

Tabel E.1 - Perhitungan indikator terkait penggunaan sumber daya Zarya LLC tahun 2013-2015.

Peran Aplikasi dalam Evaluasi

Mengingat ini adalah bagian akhir dari ijazah, maka Anda tidak boleh menganggap entengnya. Bagaimanapun, di sinilah terdapat konfirmasi yang tak terbantahkan atas keterampilan siswa - baik sebagai peneliti maupun sebagai praktisi.

Materi yang ditempatkan dalam lampiran menjelaskan ketentuan masing-masing bagian dan dapat berfungsi sebagai konfirmasi bahwa penulis karya tersebut, dengan menggunakan teknik analisis tertentu, menguasainya dan, sebagai spesialis masa depan, berhak mendapatkan nilai yang sangat baik dan penugasan kualifikasi yang sesuai.

Sekilas memang terlihat seperti itu aplikasi, serta alat peraga " Menandai keberadaan aplikasi“Tidak mungkin memformatnya secara salah. Ada GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan penyiapan dokumen" (selanjutnya disebut GOST R 6.30-2003), yang mengatur aturan penyiapan rincian dokumen organisasi dan administrasi. Dan jika ada pertanyaan terkait desain aplikasi, maka mayoritas mengacu pada teks GOST R 6.30-2003.

Penggalan dokumen ini mungkin memang dapat memperjelas beberapa hal terkait desain aplikasi. Namun sayangnya, semua pertanyaan tidak bisa terjawab di sana. Misalnya, masih belum jelas:

1. Di manakah tepatnya atribut “Tanda Ketersediaan Lampiran” harus ditempatkan dalam dokumen?
2. Apakah selalu perlu menulis “Lampiran” pada lembar pertama lamaran di pojok kanan atas, yang menunjukkan dokumen, tanggal dan nomor registrasi?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dapat ditemukan, tetapi dalam dokumen lain. Mari kita coba melakukan ini bersama-sama.

Di mana saya harus menempatkan atribut “Tanda Ketersediaan Aplikasi”?

Seperti yang Anda ketahui, Lampiran A GOST R 6.30-2003 berisi diagram tata letak rincian dokumen organisasi dan administrasi. Jika Anda melihatnya, Anda dapat sampai pada kesimpulan bahwa 21 atribut “Tanda kehadiran aplikasi” harus berada pada kisaran 60-40 mm dari batas bidang bawah(Lihat Gambar 1). Sebenarnya tidak seperti itu. Batas-batasnya, yang ditandai dengan garis putus-putus pada diagram ini, dapat dipindahkan ke atas dan ke bawah. Selain itu, ada kalanya pendaftaran alat peraga « Menandai keberadaan aplikasi“dalam kisaran 60-40 mm dari batas bidang bawah dapat menimbulkan akibat yang membawa malapetaka (lihat Contoh 1).

Jadi, untuk mencegah siapa pun menambahkan teks baru ke dokumen yang sudah ditandatangani, Itu harus ditempatkan tidak lebih dekat ke batas margin bawah, tetapi setelah teks dokumen. Selain itu, lekukan harus memiliki spasi 2-4 baris, ukuran lekukan ditetapkan dalam Rekomendasi Metodologis untuk penerapan Gost R 6.30-2003, yang diterbitkan oleh pengembang Gost - Institut Penelitian Ilmiah Seluruh Rusia Dokumentasi dan Pengarsipan (VNIIDAD).

Jika dilihat kembali tata letak rincian dokumen organisasi dan administrasi (lihat Gambar 1), dapat diperhatikan hal tersebut rincian 21 - “Tanda kehadiran aplikasi” dan rincian 22 - “Tanda tangan”terletak pada tingkat yang sama. Namun tanda tangannya harus diletakkan di bawahsyarat “Tanda kehadiran aplikasi” dengan interval 2-4. Hal ini harus dilakukan agar tidak seorang pun dapat menambahkan lampiran lain pada dokumen setelah menandatangani dokumen.

Berbicara tentang lokasi Persyaratan “Tanda ketersediaan aplikasi”., ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan. Jika Anda melihat penggalan Gost R 6.30-2003, yang diterbitkan di awal artikel, Anda akan melihat bahwa gost memberikan contoh desain, di mana terlihat jelas bahwa alat peraga yang kami pertimbangkan terletak dari perbatasan kiri margin dengan indentasi . Namun, tidak ada indikasi yang jelas mengenai hal ini dalam teks Gost. Namun dalam Rekomendasi Metodologis untuk penerapan Gost R 6.30-2003 memang demikian, dan inilah yang tertulis di sana:

Dengan demikian, kita dapat menyimpulkan bahwa susunan yang kita tunjukkan pada Contoh 2 adalah benar.

Dalam dokumen organisasi dan administrasi manakah atribut “Stempel kehadiran aplikasi” dapat digunakan?

Teks Gost R 6.30-2003 menyatakan bahwa Persyaratan “Tanda ketersediaan aplikasi”. dapat diterbitkan melalui surat (lihat paragraf 3.21 yang diberikan di awal artikel). Artinya, jika surat itu berisi apapun aplikasi, maka detail ini harus diformalkan tanpa gagal. Apalagi pada surat pengantar yang tujuan utamanya adalah mengirimkan dokumen yang tidak mempunyai bagian alamat, Persyaratan “Tanda ketersediaan aplikasi”. harus selalu diselesaikan (lihat Contoh 2).

Juga alat peraga « Tanda ketersediaan aplikasi", jika perlu, dapat hadir dalam bentuk berikut informasi dan dokumen referensi: sertifikat, memo, catatan penjelasan, memo.

Tetapi ada jenis dokumen organisasi dan administrasi yang didalamnya alat peraga « Menandai keberadaan aplikasi» tidak dikeluarkan, karena informasi tentang aplikasi ditunjukkan langsung dalam teks. Hal ini dinyatakan dalam Rekomendasi Metodologis untuk penerapan GOST R 6.30-2003 dan dalam Instruksi Standar untuk Pekerjaan Kantor di Badan Federal cabang eksekutif. Dokumen-dokumen tersebut, misalnya, mencakup protokol.

Alat peraga « Menandai keberadaan aplikasi» tidak diterbitkan pada dokumen administrasi: perintah, instruksi, instruksi, resolusi dan keputusan.

Biasanya, jika suatu dokumen administrasi memiliki referensi atau lampiran analitis (grafik, diagram, tabel, daftar), maka teks pada paragraf yang relevan dari bagian administrasi berisi tautan: “(Lampiran 1)”, “(Lampiran 2)” atau “ menurut Lampiran 1", "menurut Lampiran 2". Jika lampiran pada dokumen administrasi adalah dokumen yang disetujui (peraturan, peraturan, instruksi, dll.), tanda berikut dibuat pada paragraf yang sesuai pada bagian administrasi: “(terlampir)” (lihat Contoh 3).

Apakah selalu perlu menulis “Lampiran” pada lembar pertama lamaran?

Apakah selalu perlu dilakukan pada lembar pertama lamaran di pojok kanan atas prasasti « Aplikasi» menunjukkan dokumen, tanggal dan nomor pendaftarannya? Sekilas sepertinya ya. Tapi itu tidak benar. Oleh karena itu, banyak orang yang melakukan kesalahan dengan menempelkan label ini pada semua aplikasi secara sembarangan.

Mari kita pertimbangkan kasus kapan tulisan "Aplikasi" menunjukkan dokumen, tanggal dan nomor pendaftarannya tidak boleh dibubuhkan.

Pertama, tidak pantas saat Anda mengirimkannya dokumen mandiri yang tidak mempunyai bagian alamat, beserta surat pengantar .

Namun bila yang dikirimkan bukan surat pengantar, melainkan surat pemberitahuan atau surat undangan, dan lampirannya memuat bahan-bahan tambahan yang khusus disiapkan untuk surat itu, maka pada lampiran itu harus dicantumkan tulisan di atas. .

Kedua, Anda tidak boleh melakukannya prasasti « Aplikasi» pada dokumen yang disetujui oleh dokumen administrasi. Saat merancang aplikasi seperti itulah kesalahan paling sering dilakukan. Dan lihat apa yang terjadi: ada pilihan ketika informasi yang diperlukan hilang (Contoh 6) atau ketika diduplikasi (Contoh 7 dan 8).

Kemungkinan varian pendaftaran yang salah tidak terbatas pada hal ini. Namun aturan pembuatan lampiran dokumen administrasi diatur dengan menggunakan contoh keputusan dan perintah Presiden Federasi Rusia dalam Petunjuk Model untuk Pekerjaan Kantor di Badan Eksekutif Federal.

Dari penjelasan di atas, kami menyimpulkan bahwa dokumen yang disetujui harus memuat “Pernyataan Persetujuan Dokumen” yang diperlukan, yang dibuat sesuai dengan GOST R 6.30-2003, dan bukan tulisan “Lampiran No.” Tetapi jika permohonan itu bersifat referensi atau analitis (yaitu tidak disetujui), maka di sudut kanan atas harus tertulis tulisan “Lampiran No.”

Bagaimana seharusnya aplikasi dirancang?

Pada desain aplikasi Aturan sederhana berikut harus diikuti:

1. Aplikasi Selalu dikeluarkan pada lembar standar kertas, dan bukan pada dokumen kop surat.
2. Karena permohonan tidak didaftarkan secara terpisah, permohonan tersebut tidak boleh memuat rincian “Tanggal Dokumen” dan “Nomor Pendaftaran Dokumen”. Lagi pula, tanggal dan nomor pendaftaran dokumen yang berkaitan dengan permohonan dapat dilihat di pojok kanan atas pada halaman pertama permohonan pada tulisan “Lampiran…” (lihat Contoh 5) atau pada rincian “ Stempel persetujuan dokumen” (lihat Contoh 9).
3. Judul teks lamaran dicetak terpusat; tidak ada titik di akhir judul. Nama jenis lamaran (kata pertama judul lamaran) diberi huruf kapital dan dapat dicetak spasi (POSISI, DAFTAR, DAFTAR, dll). Spasi baris antara baris pertama judul dan baris berikutnya dapat ditambah sebesar 6 pt.

   Judul permohonan terletak di bawah tulisan “Lampiran…” atau atribut “Cap persetujuan dokumen” dan dipisahkan dengan spasi dua hingga empat baris.

4. Ukuran margin, font, dan spasi baris saat aplikasi pencetakan sama dengan ukuran yang digunakan saat mencetak teks dokumen.
5. Lembar lamaran diberi nomor tersendiri, dimulai dari lembar kedua. Nomor halaman ditempatkan di tengah margin atas lembaran. Dalam hal ini nomor ditulis dengan angka Arab tanpa tanda baca (titik), tanpa mencantumkan kata “halaman” atau singkatannya “halaman”. atau "s." dan tanda hubung.
6. Dokumen organisasi dan hukum - instruksi, peraturan, peraturan, peraturan yang disetujui oleh dokumen administrasi dan yang merupakan lampirannya - harus ditandatangani oleh kepala unit struktural yang mengembangkan aplikasi ini. Permohonan lain, bila diperlukan, juga dapat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Apabila lamaran tidak ditandatangani, maka disarankan diakhiri dengan garis horizontal yang terletak di tengah teks dengan jarak kurang lebih 3 spasi. Panjang garis harus beberapa sentimeter. Trik sederhana ini akan melindungi Anda dari menambahkan teks apa pun di akhir aplikasi setelah menandatangani dokumen utama (lihat Contoh 5).

Berikut contoh desain halaman pertama Peraturan tentang unit struktural yang benar, yang merupakan lampiran dokumen administrasi (lihat Contoh 9).

* * *

Sebagai penutup artikel, saya ingin mencatat bahwa jika muncul pertanyaan terkait dengan persiapan dokumen atau pengorganisasian kerja dengannya, lebih baik mencari jawabannya di beberapa dokumen peraturan atau sumber, daripada berhenti pada satu sumber saja. Ini adalah satu-satunya cara untuk mendapatkan jawaban terlengkap atas pertanyaan Anda.

1 Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk persiapan dokumen: Pedoman penerapan Gost R 6.30-2003. - VNIIDAD. — 2003.

2 Lokasi beberapa rincian, yang harus dikeluarkan hanya di area tertentu pada halaman dokumen, ditunjukkan secara langsung dalam teks GOST R 6.30-2003 dan Rekomendasi Metodologis yang disebutkan di atas. Rincian tersebut meliputi: “Visa untuk persetujuan dokumen”, “Catatan tentang pelaksanaan dokumen dan pengirimannya ke arsip”, “Catatan penerimaan dokumen oleh organisasi”, “Pengidentifikasi salinan elektronik dokumen."

3 Jika ada beberapa lamaran, maka diberi nomor, mis. tulisan “Lampiran” harus mencantumkan tanda “Tidak” dan nomor seri permohonan (lihat Contoh 5).

4 Pengecualian adalah dokumen independen yang tidak memiliki bagian alamat, dikirim dengan surat pengantar ke organisasi pihak ketiga (lihat Contoh 4) dan ditunjukkan dalam surat sebagai lampiran. Dokumen-dokumen ini disiapkan dengan cara standar, yaitu. sesuai aturan yang berlaku tipe tertentu dokumen.