Данные, с которыми работает СУБД, выстроены в иерархическую последо­вательность. На верхнем уровне находятся основные объекты MS Access; таб­лицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Таблица - это главный тип объектов. Все остальные являются производ­ными от таблицы. Элементы данных, составляющих таблицу, - это записи и поля. В таблицах хранятся данные и отображаются все записи и поля, а также в таблицах хранятся установленные связи. Прежде чем создавать базу данных в Access, необходимо разработать структуру таблиц БД и установить связи между ними.

Структура таблицы - это описание порядка следования полей, их типов, размеров, имён и других признаков.

Запись - последовательность значений, описанных в структуре.

Поле - элемент записи, содержащий информацию об одном свойстве объекта и характеризующийся следующими параметрами:

Имя поля (записывается без пробелов - как имя переменной);

Тип значения поля (текстовый, числовой, логический, дата-время, MEMO;

Размер поля (зависит от типа возможных значений);

Значение поля (соответствует конкретной записи).

Поле, значения в котором не повторяются, называется ключевым .

При разработке структуры таблиц следует исключать многократное повто­рение одних и тех же записей (избыточность). С этой целью необходимо изме­нить структуру таблицы, уменьшив её объём за счёт разбиения на несколько взаимосвязанных таблиц. Этот процесс называется нормализацией (оптими­зацией) модели данных.

Структуру таблиц в многотабличной базе данных надо создавать таким образом, чтобы можно было установить между ними связь, т.е. таблицы долж­ны содержать общие поля, одинаковые по типу и формату хранимых данных.

Схема данных - описание структуры связей в многотабличной базе дан­ных.

Формы - это настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Используются для просмотра, ввода и ре­дактирования одной записи таблицы. Формы могут содержать элементы управ­ления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах: тек­стовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE.

Таблицы и Формы - это режимы, используемые для создания и просмотра базы данных.

Действия, выполняемые над информацией, хранящейся в базе данных, называются манипулированием данными (обработкой данных). К ним отно­сятся выборка данных по некоторым условиям, сортировка данных, обновле­ние, удаление и добавление данных. Выполнение этих действий производится с помощью запросов.

Запрос - это команда на выполнение определённого вида манипулирова­ния данными. Предназначен для фильтрации и отбора записей, хранящихся в таблице и удовлетворяющих определённым условиям. Условия отбора - это ограничения, которые пользователь накладывает на запрос.

Отчет - это объект, предназначенный для анализа данных с выводом их в файл, текстовый документ или на экран по созданному шаблону - образцу отчета.

Макросы являются средствами программного управления данными. Пред­ставляют собой набор команд для автоматического выполнения некоторых операций.

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Учебно-методический комплекс дисциплины Информатика

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования.. Поволжский Государственный университет сервиса ПВГУС..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Твитнуть

Все темы данного раздела:

Цели и задачи дисциплины
Цель преподавания дисциплины "Информатика" состоит в изучении основных положений и разделов информатики; получении навыков практического использования компьютера; получени

Распределение фонда времени по семестрам, неделям и видам занятий
№ семестра Число недель Количество часов по плану Количество часов в неделю Самостоятель-ная работа

Распределение фонда времени по темам и видам занятий
Наименование разделов по темам Аудиторные занятия Самостоятельная работа Всего лекции

Требования к уровню освоения дисциплины и формы текущего и промежуточного контроля
Текущий и промежуточный контроль знаний осуществляется путем проведения тестирований, контрольных работ, отчетов по выполненным лабораторным работам. В связи с этим, для успешного освоения дисципли

Системы, образованные взаимодействующими элементами, состояния элементов, обмен информацией между элементами, сигналы
Информатика - это техническая наука, систематизирующая приемы создания, хранения, воспроизведения, обработки и передачи данных средствами вычислительной техники, а также принципы функциониро

Меры и единицы представления, измерения и хранения информации
Информацией называют сведения о тех или иных объектах, явлениях или процессах в окружающей среде. Любая форма человеческой деятельности связана с передачей и обработкой информации. Она необх

Синтаксическая мера информации
Синтаксическая мера информации используется для количественного выражения обезличенной информации, не выражающей смыслового отношения к объектам. Объем данных Vд в сообщении изм

Семантическая мера информации
Порция информации может быть описана путем соотнесения ее с другой информацией, указания ее смысла и структуры. Например, каждому китайскому иероглифу можно соотнести какое-либо слово или понятие н

Прагматическая мера информации
Создание порции информации происходит по некоторой причине, а получение информации может привести к некоторому результату. Количественной мерой информации в этом случае может быть степень реакции с

Единицы измерения информации
Существует много различных систем и единиц измерения данных. Каждая научная дисциплина и каждая область человеческой деятельности может использовать свои, наиболее удобные или традиционно устоявшие

Системы счисления
Система счисления (далее СС) - совокупность приемов и правил для записи чисел цифровыми знаками. В зависимости от способов изображения чисел цифрами, системы счисления делятся на: непозицион

Формы представления чисел

Двоичная система счисления
Получила наибольшее распространение в информатике, т.к. внутреннее представление информации в ЭВМ также является двоичным. Для перевода чисел в десятичную систему используется формула (1):

Правила выполнения простейших арифметических действий
Сложение в двоичной системе счисления осуществляется по правилам 0 + 0 = 0, 0 + 1 = 1, 1 + 0 = 1, 1 + 1 = 210 = 102 (единица идет в старши

Информационные модели и системы
Многие открытия в различных науках были сделаны именно благодаря построению моделей различных объектов, процессов и явлений. Например, открытие кислорода стало возможным благодаря опытам п

Информационная модель объекта
Остановимся на информационных моделях, отражающих процессы возникновения, передачи, преобразования и использования информации в системах различной природы. Начнем с определения прос

Алгоритм и его свойства. Структура алгоритма
Алгоритм - точное и понятное предписание исполнителю совеpшить последовательность действий, направленных на решение поставленной задачи. Алгоритм – система точно сф

Текстовые процессоры
Текстовый процессор - вид прикладной компьютерной программы, предназначенной для производства (включая набор, редактирование, форматирование, иногда печать) любого вида печатной информации. Иногда

Электронные таблицы
Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом р

Базы данных
В настоящее время успешное функционирование различных фирм, организаций и предприятий просто не возможно без развитой информационной системы, которая позволяет автоматизировать сбор и обработку дан

Виды моделей данных
Основополагающими понятиями в концепции баз данных являются обобщенные категории «данные» и «модель данных». Понятие «данные» в концепции баз данных - это набор конкретных значений,

Реляционные базы данных
Э.Ф.Коддом (E.F.Codd) в 1970 впервые сформулировал основные понятия и ограничения реляционной модели. Цели создания реляционной модели формулировались следующим образом: · обеспечение боле

Основы реляционной алгебры
Реляционная модель основана на математическом понятииотношения, физическим представлением которого являетсятаблица. Дело в том, что Кодд, будучи опытным ма­тематик

История развития ЭВМ. Понятие и основные виды архитектуры ЭВМ
Развитие ЭВМ делится на несколько периодов. Поколения ЭВМ каждого периода отличаются друг от друга элементной базой и математическим обеспе­чением. Эти и другие характеристики ЭВМ разных поколений

Состав и назначение основных элементов персонального компьютера. Центральный процессор. Системные шины и слоты расширения
Процессор (микропроцессор) - основное устройство ЭВМ, и предназначен для выполнения вычислений по хранящейся в ЗУ программе и обеспечения общего управления ЭВМ. Тип процессора в со

Устройства ввода/вывода данных, их разновидности и основные характеристики
Устройства ввода-вывода (УВВ) служат для ввода информации в ЭВМ и вывода из нее, а также для обеспечения общения пользователя с машиной. Процессы ввода-вывода протекают с использов

Устройства вывода информации
Мониторы (monitors) – устройство, предназначенное для визуального отображения информации. Современный монитор состоит из корпуса, блока питания, плат управления и экрана. Информаци

Системное программное обеспечение
Системное программное обеспечение по характеру использования отдельных комплексов программ подразделяется на следующие классы: - базовые системы ввода-вывода; - операцио

Защита информации
Информационная безопасность - это защищенность информации от любых действий, в результате которых информация может быть искажена или утеряна, а владельцам или пользователям информа

Вредоносные программы
Компьютерный вирус - это программа, способная создавать свои копии (необязательно совпадающие с оригиналом} и внедрять их в файлы и системные области компьютера. При этом копии мог

Локальные компьютерные сети
Возможно множество различных способов классификации компьютерных сетей. Рассмотрим только основные из них. В зависимости от расстояния между связываемыми узлами сети можно разделить на три

Базовые сетевые топологии
При организации компьютерной сети исключительно важным является выбор топологии, т. е. компоновки сетевых устройств и кабельной инфраструктуры. Нужно выбрать такую топологию, которая обеспечила бы

Сетевое оборудование
Сети можно создавать с любым из типов кабеля. 1. Кабель на основе витых пар (ТР) представляет собой несколько пар скрученных попарно изолированных медных проводов в единой

Глобальные сети ЭВМ
Слово Internet происходит от словосочетания Interconnected networks (связанные сети), т.е. в узком смысле это глобальное сообщество малых и больших сетей. Обращаясь

История
После запуска Советским Союзом искусственного спутника Земли в 1957 году Министерство обороны США посчитало, что на случай войны Америке нужна надёжная система передачи информации. Агентство передо

Адресация в Интернете
Интернет - это глобальная информационная сеть, части которой логически взаимосвязаны друг с другом посредством единого адресного пространства. Если вы пользовались электронной почтой, то н

Поисковые информационные системы
Информационно-поисковые системы размещаются в Интернете на общедоступных серверах. Основой поисковых систем являются так называемые поисковые машины, или автоматические индексы. Специальные програм

Основы социальной информатики
Программы по их юридическому статусу можно разделить на три большие группы: лицензионные, условно бесплатные (shareware), свободно распространяемые программы (freeware). Д

Кодирование символьной информации
Один байт может иметь 28 = 256 числовых кодов. Этого достаточно, чтобы ими закодировать заглавные и строчные символы латинского алфавита и кириллицы, знаки и специальные символы. Существ

Кодирование графических изображений
Существуют разные способы кодирования графических изображений (векторное, фрактальное, растровое), но при выводе на экран все виды кодов графических изображений преобразуются в растровый код.

Формы представления чисел
В информатике применяется две формы представления чисел: - естественная форма с фиксированной точкой (запятой), - нормальная (экспоненциальная) форма или с плавающей точкой (запят

Двоичная система счисления
Получила наибольшее распространение в информатике, т.к. внутреннее представление информации в ЭВМ также является двоичным. Для перевода чисел в десятичную систему используетс

Двоично-десятичная система счисления
В данной системе счисления все десятичные числа отдельно кодируются четырьмя двоичными цифрами в соответствии с таблицей 1 и в таком виде записываются последовательно друг за другом. Напри

Эта строка должна быть набрана шрифтом Arial, 12 пунктов, и выровнена по правому краю. Сейчас сделайте верхний колонтитул: 1) Выберите команду Вид®Колонтитулы

Образец формул
Необходимо создать документ, представленный на рис 5.6. Рис. 5.6. Простые формулы Задание 23. П

Функции MS Excel
1. ЕСЛИ Возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. Функция ЕСЛИ используется при проверке

Решение
1) Необходимо протабулировать функцию (вычислить ее значения) на заданном отрезке. Табулирование будем осуществлять с шагом 0.1. Для организации вычислений занесем в ячейки A1, B1 соответс

Основы обработки реляционных баз данных средствами
Microsoft ACCESS» Цель: изучить основы создание таблиц, запросов на выборку и разработки форм в Microsoft Access. Задачи:

Создание таблиц и схемы данных
Основными объектами БД являются таблицы, которые связаны между со­бой в схему данных. Именно с этими объектами необходимо начинать работу. В MS Access существуют различные способы создания таблиц (

Создание таблицы в режиме Конструктор
При создании таблиц в режиме Конструктор в бланке конструктора запол­нить столбцы Имя поля, Тип данных, Описание (при необходимости), а в области Свойства поля ввести необходимые свойства для каждо

Создание форм
Формы - это настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы в Access используются для поддержки следующих задач: вв

Фильтрация записей
Фильтр по выделенному фрагменту - критерием отбора является значение (или части значения) поля таблицы: Записи-Фильтр-Фильтр по выделенному. Обычный фильтр - отбор записей по

Создание запросов
Запрос - это динамический (виртуальный) набор данных, которые суще­ствуют только во время выполнения запроса. Запросы позволяют осуществить выборку данных по некоторому критерию или выполнить опред

Режимы создания запросов
Для создания запросов выбрать объект Запросыи команду Создать. В диалоговом окне Новый запросвыбрать режим создания запроса:

Between- определяет, находится ли числовое значение в указанном диапа­зоне. Формат записи Between #выражение1# and #выражение2#
Например: Получить список студентов, рождённых в 1987 году с1.01 до 1.06. Условие отбора - выражение: Between #01.01.1987# and #01.06.1987#Данное выражение определ

Запись сложных условий отбора в конструкторе запросов Access
Сложное условие отбора - это логическое выражение, которое должно быть истинным для отбираемых записей БД. Логические выражения представ­ляются на языке математической логики с исполь

Создание отчетов
Отчетыпозволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить её в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета може

Логические элементы
При всей сложности устройства электронных блоков современных ЭВМ выполняемые ими действия осуществляются с помощью комбинаций относительно не большого числа типовых логических узлов. Основ

Типы данных
К типам данных относятся числовые константы, обычные и системные переменные, массивы (векторы и матрицы) и данные файлового типа. Константами называют поименованные объек

Сообщения об ошибках
При выполнении вычислений возможны ошибки. Сообщение об ошибке в Mathcad выводится в красном прямоугольнике, от которого отходит линия, указывающая на место ошибки. В Приложении 4 при

Тулыио целзио тсдизло
Если первая буква алфавита имеет код 0, вторая - код 1 и т.д., алгоритм шифрования может быть выражен формулой у = (x + k) mod n, где x - код исходного символа, k - велич

Современные алгоритмы шифрования
Государственным стандартом шифрования в России является алгоритм, зарегистрированный как ГОСТ 28147-89. Он является блочным шифром, то есть шифрует не отдельные символы, а 64-битные блоки. В алгори

Перечень основной и дополнительной литературы
Основная литература: 1. Новожилов О. П. Информатика. Учебное пособие для вузов и ссузов [Текст]. –М.: ЮРАЙТ, 2011. - 564 c. 2. Симонович, С. В. Информатика. Базовый курс. 2-е изда

Методические указания для выполнения кОНТРОЛЬНОЙ работы
Для выполнения контрольной работы студенты должны изучить теоретические основы Turbo Pascal. В ходе выполнения контрольной работы приобретается опыт в разработке программ с четкой структуризацией,

Окно и объекты СУБД Microsoft Access

Окно СУБД Microsoft Access

В окне БД представлены два раздела (вертикальный ряд кнопок слева - см. рис.):

Раздел Объекты : вертикальным рядом кнопок представлены все объекты, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы, отче ты, макросы, модули.

Раздел Группы, где создаются пользовательские группы объектов, предназначенные для хранения ссылок на объекты различных типов. Изначально в разделе Группы существует единственная группа Из бранное.

Рабочее поле окна

Щелчок по выбранному объекту отображает в рабочем поле окна режимы создания объекта (в нашем примере - 3 режима создания таблиц), а также список созданных ранее объектов выбранного типа (в нашем примере они отсутствуют; при их наличии они располагаются здесь же).

Объекты различных типов могут быть объединены в группы. Группы позволяют в больших БД объединить объекты одной темы. Для внесения объектов в группу вызывается контекстное меню требуемого объекта (щелчком правой клавиши мыши по его пиктограмме), выбирается команда Д обавить в группу и в ней группа, в которую включается объект (при необходимости можно тут же создать новую группу). На нижеследующем рисунке приведен пример. Объекты представляются в группе ярлыками, ссылающимися на включенный в группу объект.

Объекты СУБД Microsoft Access

СУБД Microsoft Access позволяет создавать следующие объекты:

Таблицы , предназначенные для хранения информации об одном отдельном объекте из заданной предметной области. Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным. Посредством первичных ключей между таблицами создаются связи для совместного использования данных из отдельных таблиц.

Формы для ввода, корректировки и просмотра информации в удобном для пользователя виде. С помощью форм можно накладывать ограничения на доступ к данным, осуществлять контроль вводимых данных, получать расчетные данные, выводить сообщения. Возможна обработка событий, возникающих в процессе работы с формой. Форму можно создать на основе любой таблицы или запроса.

Запросы позволяют выбрать требуемые данные из одной или нескольких связанных таблиц с помощью определенного пользователем условия, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. При этом могут использоваться таблицы БД, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Запрос может строиться непосредственно и на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

Отчеты для формирования выходных документов, содержащих необходимые результаты, и вывода их на печать. Основой для создания отчета могут служить таблица, запрос.

Макросы для записи последовательности макрокоманд (действий), выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления. Макрос записывается единожды и исполняется многократно, используется для выполнения часто повторяющихся операций для повышения эффективности работы (вспомните макросы из Microsoft Word ).

Модули стандартные - отдельные объекты БД. Предназначены для группировки взаимосвязанных процедур (инструкций, написанных на языке программирования Visual Basic для приложений, которые выполняют необходимые операции и вычисления). Выполняться могут только процедуры, содержащиеся в модуле. Запросить выполнение модуля в целом невозможно. Процедуры этих модулей доступны из любых других объектов БД. Вызов этих процедур можно выполнить из процедур других стандартных модулей, процедур обработки событий, макросов и просто из выражений.

Модули форм и отчетов для сохранения процедур, связанных с обработкой событий в форме или отчете (щелчок мыши на элементе формы или отчета, двойной щелчок мыши, получение элементом фокуса и т. д.), а также обычных процедур для типовых действий.

После выполнения всех подготовительных работ будет сформирована совершенно пустая БД. Исходное окно содержит шесть вкладок, представляющих шесть видов объектов, с которыми в дальнейшем и будет работать программа.

Таблицы - это основные и самые необходимые объекты любой БД. Именно в таблицах хранятся все данные, и что реляционная БД может содержать целый набор взаимосвязанных таблиц.

Запросы - это специализированные структуры, создаваемые для осуществления обработки базы данных. С помощью запросов можно упорядочить данные, произвести их фильтрацию, объединение, отбор или даже изменение.

Формы - это объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие, в удобной для пользователя форме (виде, представлении).

Отчеты - эти объекты говорят сами за себя. Они выдают данные на принтер или другое устройство вывода (это может быть и монитор), в удобном и наглядном виде. Например, в виде бланка или счета.

Макросы - это набор макрокоманд . Когда возникает необходимость частого выполнения одних и тех же операций с БД, имеется возможность сгруппировать набор команд в один макрос . После чего, инициализацию его выполнения закрепляют за определенной комбинацией клавиш клавиатуры. Простыми словами, нажатие этой комбинации при работе с базой, приводит к выполнению всей последовательности действий записанных в макрос.

Модули - это программы созданные средствами языка Visual Basic . Позволяющие дополнить стандартные средства Access , если уже имеющихся не хватает для удовлетворения всех требований к работе СУБД . Программист под заказ, может расширить возможности системы, дописав необходимые модули и добавив их в Вашу БД.

7.Какие объектами в Access являются базовыми, а какие - производными?

Базовыми являются табицы, а производными – запросы.

8.Что такое имя объекта в Access? Каким требованием оно должно удовлетворять?

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов

· имя должно содержать не более 64 символов;

· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (") и квадратных скобок ();

· не должно начинаться с символа пробела;

· не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);

· не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

9.Укажите два возможных режима работы с окном объекта.

Оперативный режим, режим конструктора

10. Опишите основные элементы окна приложения Access и окна базы данных

Чтобы открыть существующую базу данных, необходимо выбрать в диалоговом окне (рис 2.1) значение переключателя Открыть базу данных и выбрать стандартным способом имя файла базы данных, например Учет1.

Появившееся после запуска окно Microsoft Access показано на рис. 2.3.

Как видно из рисунка, большиство элементов окнаMicrosoft Access являются стандартными для среды Windows 98 или Windows 2000.

Строка заголовка. Строка заголовка содержит копию пиктограммы и заголовок программы Microsoft Access, а также кнопки управления этим окном.

Строка меню. По умолчанию строка меню расположена под строкой заголовка. Она содержит имена меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции. Структура меню зависит от режима работы Microsoft Access. Каждое меню открывается или щелчком мыши, или нажатием соответствующей комбинации клавиш, состоящей из клавиши Alt и клавиши с подчеркнутой в имени меню буквой.

Панели инструментов. В Microsoft Access 97 (2000) имеется множество самых разнообразных панелей инструментов, которые используются в зависимости от ситуации. Каждая из панелей содержат набор кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение этих кнопок. Кнопки с пиктограммами имеют аналоги среди команд меню. Однако запуск команд с помощью кнопок панели инструментов осуществляется быстрее. Microsoft Access позволяет управлять отображением панелей инструментов и выполнять их настройку. С этой целью необходимо активизировать команду Панели инструментов меню Вид . В зависимости от режима работы и ситуации на экране некоторые кнопки могут быть неактивными.

Окно базы данных. В окне базы данных систематизированы по специальным типам объекты базы данных. Структура окна базы данных зависит от версии СУБД Access. Окно базы данных Microsoft Access 97 показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Окно базы данных Учет1.

Окно базы данных состоит из строки заголовка, шести вкладок: Таблицы, Заказы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули, а также трех кнопок: Открыть. Конструктор и Создать, расположенных справа от рабочего поля.

Строка заголовка состоит из кнопки системного меню с пиктограммой программы и кнопок управления окном базы данных. В строке заголовка отображается название базы данных.

На вкладках базы данных отображается множество отсортированных по категориям объектов, которые представляют собой состав базы данных.

Чтобы просмотреть полный состав объектов базы данных, необходимо выбрать команду Свойства базы данных из меню Файл или контекстного

меню и затем в открывшемся окне Свойства выбрать вкладку Состав (см. рис. 2.5).

Рис 2.5. Окно свойств базы данных

Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения выбранного списка объектов Microsoft Access.

На рис. 2.4 верхняя кнопка Открыть служит для открытия таблицы, формы или запроса. Эта кнопка меняет название на Просмотр, если выбран отчет, или на Запуск, если выбран макрос.

Кнопка Конструктор позволяет перейти в режим коструктора для доработки ранее созданного объекта.

Кнопка Создать позволяет приступить к созданию нового объекта.

Таблицы. Microsoft Access хранит данные в таблицах. Таблицы являются основой любой базы данных. Таблица содержит описание конкретных свойств реальных объектов. Таблица Microsoft Access состоит из строк и столбцов. Каждая строка таблицы - это запись, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, код заказа, дату его размещения, код клиента, который разместил данный заказ), а поле - однородные данные о всех объектах (например, номера всех зарегистрированных заказах).

Запросы. Одним из основных инструментов доступа к данным и их обработки в системе СУБД являются запросы. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц, произвести вычисления и вывести результат этих действий в виде таблицы.

В Microsoft Access может быть создано несколько видов запросов. Основными из них являются следующие:

· Запрос на выборку . Он служит для выборки данных из взаимосвязанных таблиц и других запросов. результатом выполнения запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе запроса на выборку могут быть построены другие типы запросов.

· Запрос на создание таблицы . Основой этого запроса является запросе на выборку, а результатом его выпрлнения является таблица, которая должна быть сохранена под другим именем.

· Запрос на обновление.

· Запрос на добавление.

· Запрос на удаление.

Последние три запроса являются запросами действия, так как в результате их выполнения изменяются данные в таблицах базы данных.

Формы. Формы являются инструментом графического интерфейса, который позволяет наиболее удобным способом отображать данные в Microsoft Access и упростить процесс загрузки базы данных. С помощью форм можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи и представить ее в виде исходного документа, например, товарной накладной, платежного поручения, акта экспертизы.

Отчеты. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде и вывода их на печать. Отчеты позволяют представлять и распечатывать данные в удобном для пользователя виде. В Microsoft Access имеются разнообразные способы конструирования отчетов.

Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяющихся действий. Макрос представляет собой программу, состоящую из последовательности макрокоманд - инструкций, ориентированных на выполнение определенных действий. Макросы дают возможность выполнения большинства задач автоматизации действий, не прибегая к программированию на Visual Basic.

Модули - это процедуры, написанные на языке Visual Basic for Applications. Модули служат для решения таких задач, решение которых невозможно с использованием макрокоманд.

11. Что такое Мастер (таблиц, форм и т.д.)?

Создадим таблицу «Оклад по должности ».

1. В диалоговом окне «Новая таблица » выбрать «Мастер таблиц ». Первое диалоговое окно содержит категорию и образцы таблиц, а также список полей из выбранной таблицы.

2. Установить переключатель «Деловые ». Из таблицы сотрудники используя кнопку «< » переместить поля «Должность » и «Ставка ». Переименовать поле «Ставка ».

3. Следуйте инструкциям Мастера. В следующих диалоговых окнах задайте имя таблицы. Ключевое поле определим самостоятельно. В качестве ключа выбрать поле «Должность », установив переключатель в положение «Сочетание чисел и букв… ». В спроектированной БД связей между таблицами «Оклад по должности » и «Надбавка за стаж » не существует. В последнем окне мастера установить переключатель в положение «Ввести данные в таблицу ».

4. Самостоятельно ввести 4-5 записей.

12. Что такое свойство поля в Access?

Типы данных

В расположенной ниже таблице приведен список предусмотренных в приложении Microsoft Office Access 2007 типов данных, инструкции по их применению и сведения о размере места, необходимого для хранения данных каждого типа.

ТИП ДАННЫХ	ПРИМЕНЕНИЕ	РАЗМЕР
Текстовый	Используется для буквенно-цифровых символов, включая текст, а также текст и числа, не применяемые в вычислениях (например, номер продукта).	До 255 символов
Поле МЕМО	Используется для текста, размер которого превышает 255 символов, или для текста, в котором используется RTF-форматирование. Например, для заметок, длинных описаний и абзацев, в которых применяется форматирование текста, такое как полужирное или курсивное начертание. Свойство поля МЕМО Формат текста указывает, поддерживает ли поле форматированный текст. Чтобы сохранить предыдущую версию поля при изменении его значения, следует задать для свойства поля МЕМО Только добавление значение Да.
Числовой	Применяется для хранения числовых значений (целых или дробных), которые используются в вычислениях (за исключением денежных сумм). ПРИМЕЧАНИЕ. Для денежных сумм предусмотрен тип данных "Денежный".	1, 2, 4, 8 или 12 байтов (16 байтов, когда поле используется для кода репликации). Дополнительные сведения см. в описании, относящемся к типу данных "Числовой", в строкеРазмер поля таблицы "Свойства полей".
Дата/время	Используется для хранения значений дат и времени. Заметьте, каждое сохраненное значение содержит как компонент, относящийся к дате, так и компонент, относящийся к времени.	8 байтов
Денежный	Используется для хранения денежных значений (в рублях или другой валюте).	8 байтов
Счетчик	Используется для формирования уникальных значений, которые могут применяться в качестве первичного ключа. Эти значения автоматически вставляются в поле при добавлении записи. Заметьте, что поля с типом данных "Счетчик" могут формироваться добавлением единицы, добавлением заданного значения или с помощью случайных чисел.	4 байта (16 байтов, когда поле используется как код репликации)
Логический	Используется для логических значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.	1 бит (0,125 байта)
Поле объекта OLE	Используется для хранения объектов OLE из других программ Microsoft Windows.	До 1 гигабайта
Вложение	Используется для хранения двоичных файлов (файлов, которые нельзя прочесть с помощью текстового редактора), таких как цифровые изображения (фотографии и другие изображения) или файлов, созданных с помощью других приложений Microsoft Office. Используя поле с типом данных "Вложение", можно вложить в одну запись более одного файла.	2 гигабайта для сжатых вложений. Для несжатых вложений приблизительно 700 КБ, в зависимости от степени сжатия вложений. ПРИМЕЧАНИЕ. Максимальный размер файла базы данных Office Access 2007 составляет 2 гигабайта.
Гиперссылка	Используется для хранения гиперссылок, обеспечивающих доступ с помощью одного щелчка к веб-страницам, заданным URL -адресом, или к файлам, заданным UNC -именем. Можно также хранить ссылки на объекты приложения Access, которые хранятся в базе данных.	До 1024 х 1024 х 1024 символов, для хранения которых требуется 2 гигабайта (2 байта на символ). Из них можно отображать до 65 535 символов в одном элементе управления. ПРИМЕЧАНИЕ. Максимальный размер файла базы данных Office Access 2007 составляет 2 гигабайта.
Мастер подстановок	Используется для запуска мастера подстановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы, запроса или списка значений. Заметьте, что фактически мастер подстановок не является типом данных.	Если к полю подстановок присоединена таблица или запрос, то это размер присоединенного столбца. Если к полю подстановок не присоединен другой столбец (т. е. хранится список значений), то это размер текстового поля, используемого для хранения списка.

13. Пользуясь экранными подсказками, составьте перечень свойств поля для каждого типа данных, допустимого в Access.

Значения свойств полей здаются:

• для элементов управления - в окне свойств;
• для полей - в окне свойств в режиме конструктора таблицы или в окне запроса (в окне свойств списка полей)
• в макросе или в программе Visual Basic.

Для того, чтобы получить справку о каком-либо свойстве поля, поместите текстовый курсор в окошко для ввода значения этого свойства и нажмите клавишу F1 .

14. Пользуясь экранными подсказками, изучите свойство “Маска ввода”. В каких случаях удобно использовать маску ввода?

Свойство "Формат поля" позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля "Цена" разумно указать в свойстве Формат поля (Format) формат "Денежный" и установить для его свойства Число десятичных знаков (DecimalPlaces) значение 2 или "Авто". В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р. Свойство Формат поля (Format) определяет только способ отображения данных. Оно не влияет на способ их сохранения.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.6.3.

Рисунок 6.3. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Работа с таблицами

Создание таблицы в режиме конструктора:

1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме

конструктора. Откроется окно Конструктора.

2. Заполнить имена полей, (перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш Tab или стрелками управления курсором);

3. Выбрать из раскрывающегося списка типы данных;

4. Задать ключевое поле:

· щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и

· в открывшемся контекстном меню выбрать пункт

Ключевое поле.

5. Бланк закрывают, после чего дают таблице имя.

Созданную таблицу открывают двойным щелчком на

её значке. Новая таблица имеет только названия столбцов.

Рисунок 6.1 Вид в режиме таблицы

При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.

Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.

Р АЗДЕЛ 6. О СНОВЫ БАЗ ДАННЫХ. СУБДMS A CCESS

Тема 25. Назначение программы MS Access. Основные объекты

В любой области деятельности часто приходится иметь дело с большими объемами данных. Основными операциями при этом являются: сбор информации, ее обработка (поиск требуемых данных, сортировка и т.п.), создание форм для просмотра и распечатки данных. Одним из самых популярных программных продуктов, обеспечивающим эти функции, признана система управления базами дан-

ных Microsoft Access.

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД). Под

системой управления понимается комплекс программ, которые позволяют не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.

Microsoft Access – это реляционная СУБД . Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает оптимизировать структуру данных и таким образом упростить выполнение работы. Таблицу Microsoft Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Microsoft Access можно эффктивно комбинировать с данными Microsoft Excel.

Microsoft Access входитвсоставпакетаприкладныхпрограмм Microsoft Office. Microsoft Access позволяет пользователю:

разрабатывать схему данных и создавать структуру реляционной базы данных;

создавать пользовательские формы ввода данных в однотабличную и реляционную базы данных;

вводить и редактировать данные;

формировать запросы для поиска и отбора данных;

создавать отчеты для вывода данных;

автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.), а также ряд других, реже используемых возможностей.

Для запуска программы Microsoft Access необходимо выполнить команды:

Пуск Программы Microsoft Access.

Основные объекты БД:

Таблицы – объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Запросы – объекты для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов также можно обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять вычисления.

Формы – объекты MS Access, предназначенные в основном для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчеты – объекты БД MS Access, предназначенные для эффективного представления данных на печати, позволяющие отобразить сведения желаемым образом и произвести расчеты (найти общее, среднее значение и др.).

Страницы – специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access.

Макросы – это макрокоманды для автоматизации часто выполняемых задач, таких как открытие форм или печать отчетов. Например, нажатием кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модули – это набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу. Используя макросы и модули, можно создавать ориентированные на пользователя приложения, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.

Все составляющие базы данных, такие как таблицы, отчеты, запросы, формы в Microsoft Access хранятся в едином файле с расширением mdb.

Рис. 2.6.1. Окно базы данных

В окне базы данных (рис. 2.6.1) в разделе «Объекты» выбирается тип объекта, в основной области окна отображается список объектов этого типа.

Для работы с объектами служат 3 командные кнопки:

1. «Открыть» – открывает выбранный объект. В этом режиме таблицу можно просмотреть, внести новые записи или изменить имеющиеся. Можно просмотреть результаты выполнения запросов, отчеты.

2. «Конструктор» – открывает структуру объекта и позволяет модифицировать его устройство, а не содержимое (в таблицу можно добавлять новые по-

ля, изменять свойства полей, в формах – изменять или создавать элементы управления). Это режим для разработчиков.

3. «Создать» – открывает окно, предоставляющее выбор способа создания нового объекта.

Работа с «Мастерами»

«Мастер» («Wizard») – специальная программа, помогающая в решении ка- кой-либо задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа позволяет за несколько минут выполнить работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какоголибо вмешательства со стороны пользователя. В Microsoft Access имеется около сотни «Мастеров», предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, диаграмм, почтовых наклеек, элементов управления.

«Мастер баз данных» позволяет по имеющимся в программе шаблонам («Заказы на работы», «Контакты», «Склад» и др.) создать базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы за одну операцию. Для использования этой возможности нужно при запуске Microsoft Access в диалоговом ок-

не выбрать переключатель «Мастера, страницы и проекты баз данных». «Мас-

тер баз данных» создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

Чтобы создать собственную базу данных без помощи «Мастера», в диалоговом окне при запуске Microsoft Access переключатель нужно установить в положение «Новая база данных».

Тема 26. Таблицы

Основным структурным компонентом базы данных является таблица . В таблицах хранятся вводимые пользователем данные. Каждая таблица Microsoft Access состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе данных. Например, запись о сотруднике может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

Размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в программе Microsoft Excel. Фактически, режим ввода данных Microsoft Access ничем не отличается от работы с таблицами Excel.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно задавать такое, чтобы оно отражало содержимое поля. Также необходимо определить, данные какого типа будут содержаться в поле. В Microsoft Access каждому полю должен быть присвоен один из 10 типов данных. Значение типа поля может быть задано только в режиме «Конструктора». В табл. 2.6.1 представлены типы данных Microsoft Access и их описание.

Таблица 2.6.1

		Типы данных полей Microsoft Access
	Тип данных	Описание
	Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номе-
	(значение
		ра, телефонов (до 255 знаков)
	по умолчанию)
	Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения
		расчетов
	Дата/время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включи-
	Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математиче-
		ских расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4
		знаков в дробной части
		Для хранения комментариев длиной до 65535 символов
		Специальное числовое поле, в котором Microsoft Access автоматиче-
		ски присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Зна-
		чения в таких полях обновлять нельзя
	Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False,
	Поле объекта	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ
		Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном
		формате), внедренный в таблицу Microsoft Access или связанный с ней
		Текст, выделенный цветом или подчеркиванием, при выборе которого,
		осуществляется переход к файлу, определенному месту в файле, стра-
		нице HTML в Интернет или интрасети. Чтобы вставить адрес гипер-
		Создает поле со списком, позволяющее выбрать значение из другой
	подстановок	таблицы или из списка значений

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

Рис. 2.6.2. Создание таблицы с помощью Мастера

«Мастер таблиц» (рис. 2.6.2) позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества, рецепты и др.;

ввод данных непосредственно в пустую таблицу в табличном режиме. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

импорт таблицы из другого файла. Microsoft Access позволяет импортировать данные из файлов баз данных Microsoft Access, Paradox, dBASE, электронных таблиц Microsoft Excel, текстовых файлов и др;

определение всех параметров макета таблицы в режиме «Конструктора». При создании таблицы в режиме «Конструктора», необходимо заполнить

бланк таблицы (рис. 2.6.3), где в первом столбце указываются заголовки полей, а во втором – указывается их тип (возможные типы полей приведены в табл. 2.6.1). В нижней части бланка указываются свойства полей, такие как значения по умолчанию, маски ввода и поля подстановок.

Рис. 2.6.3. Конструктор таблиц

В режиме «Конструктора» ввод данных в таблицу невозможен. Для перехода из режима «Конструктора» в режим «Таблицы», и наоборот, нужно воспользоваться пунктом меню «Вид» или кнопкой ( – «Конструктор», – «Режим таблицы») на панели инструментов. При этом каждый раз программа делает запрос о необходимости сохранения внесенных изменений.

Независимо от метода, примененного в создании таблицы, всегда имеется возможность использовать режим «Конструктора» для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по

умолчанию или для создания масок ввода. Однако только режим «Конструктора» позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая необходима.

Ввод и редактирование данных

Для ввода данных в ячейки таблицы необходимо установить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных «Счетчик» не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода состоят в следующем: если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение. Для некоторых типов данных (числового, денежного, даты/времени, логическиого) MS Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если ввести букву в ячейку с числовым типом, то MS Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены данные заданного типа.

Для удаления записей целиком требуется предварительно их выделять. Выделение записей и полей в таблицах MS Access производится аналогично выделению строк и столбцов в таблицах Excel. Удалять записи можно клавишей Delete, поля – командой «Удалить столбец» в контекстном меню.

Для всех типов полей (кроме «Счетчика» и поля объекта OLE) можно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме «Конструктора» надо выбрать вкладку «Общие», перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на ввод данных. Ограничение в числовом поле чаще всего представлено в виде неравенства. Его можно вводить и в текстовом поле, обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью «Построителя выражений». При появлении курсора в строке параметра «Условия на значение» справа от нее появится кнопка с тремя точками. При нажатии этой кнопки появляется окно построителя выражений. Обычно им пользуются для построения сложных выражений.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных – параметр «Значение по умолчанию» (необходимо открыть закладку «Общие» в режиме «Конструктора»). Здесь можно задать данные, которые Microsoft Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются.

Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую через буфер обмена.

Для каждого типа данных (кроме типа данных «Счетчик») предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данных не существует вовсе. Microsoft Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Поиск данных

Если таблица большая, то можно автоматизировать процесс поиска данных. Для этого необходимо установить курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем выполнить команды: Правка Найти. В появившемся окне нужно ввести образец искомых данных и нажать кнопку «Найти». Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Если требуется заменить большое количество одинаковых данных на другое значение, то необходимо выполнить команды: Правка Заменить. В появившемся окне ввести образцы заменяемого и заменяющего элементов. Затем надо решить, есть ли необходимость просматривать каждое заменяемое значение или нет и в зависимости от этого нажать либо кнопку «3аменить», либо «3аменить все». Когда не имеется полных сведений для указания образца поиска, можно использовать знаки подстановки, приведенные в табл. 2.6.2.

Таблица 2.6.2

Знаки подстановки, используемые в окне «Поиск и замена» и в фильтрах

	Описание
	любые 1 или несколько сим-			Первая буква К, осталь-
				ные – любые
	любой текстовый символ
	любой символ из скобок			Саша, Даша, Маша
	любой символ, кроме указан-			Дума, Дама, Дома , Дыма
	ных в скобках
	любой символ из диапазона,			Аа, Аб, Ав
	указанного по возрастанию
	одна цифра

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно упорядочивать записи в таблице в определенной последовательности с помощью кнопок сортировки на панели инструментов или команды меню Записи Сортировка Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию). Команда сортировки применяется к полю, в котором установлен курсор. В режиме таблицы можно выделить сразу несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) по второму и т.д. Если нужно восстановить порядок отображения записей, используются команды Записи Удалить фильтр.

Примечание. Современные СУБД, такие как Microsoft Access, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Microsoft Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были внесены в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Microsoft Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр, исключение выделенного.

На панели инструментов расположены кнопки для работы с фильтрами:

«Фильтр по выделенному» (); «Изменить фильтр» (); «Применение фильт-

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Чтобы просмотреть в таблице все записи, содержащие в указанном поле конкретное значение, необходимо выделить это значение в одной записи, нажать кнопку «Фильтр по выделенному» или выполнить команды: Записи Фильтр Фильтр по выделенному. При этом в строке состояния окна таблицы присутствует слово «Фильтр» . В дополнение к этому кнопка «Применение фильтра» нажата, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут, он просто будет отключен.

Если нужно просмотреть записи, не содержащие выделенного значения, необходимо выбрать команду «Исключить выделенное» в контекстном меню или в меню Записи Фильтр.

Задать критерии отбора записей можно с помощью команды: Записи

Фильтр Изменить фильтр или кнопки . После этого появляется одна строка; поле, в котором находится курсор, становится полем со списком, в нем можно выбрать любое из имеющихся значений. Можно составлять другие условия отбора, используя операторы сравнения (<, >), знаки подстановки (см. табл. 2.6.2). Задать условие отбора по одному полю можно с помощью команды «Фильтр для:» в контекстном меню столбца. После нажатия кнопки «Применить фильтр» будут выбраны записи, соответствующие заданному критерию.

Еще более сложные условия фильтрации можно задать командами Записи Фильтр Расширенный фильтр. В этом случае можно записывать сложные условия отбора, для которых в бланке расширенного фильтра (рис. 2.6.4) предусмотрено 9 строк.

Рис. 2.6.4. Бланк расширенного фильтра

Тема 27. Разработка модели и создание структуры реляционной базы данных

Организация данных

Слово «реляционная» происходит от английского «relation» – «отношение». Отношение – тематическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы.

Для связи данных из разных таблиц каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Оно называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

1. Ключевые поля счетчика.

Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки «Да» будет создано ключевое поле счетчика.

2. Простой ключ.

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое.

3. Составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений одного поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает в таблице, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и создание запросов и отчетов, позволяет ограничивать доступ к данным.

В Microsoft Access можно задать три вида связей между таблицами: «Один-

ко-многим», «Многие-ко-многим» и «Один-к-одному».

Связь Один-ко-многим – наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи «Многие-ко-многим» одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В – несколько

записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое – общим с таблицей В.

При связи «Один-к-одному» запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «Один-к-одному» применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Связи между таблицами наглядно представлены в окне «Схема данных» (рис. 2.6.5), которое отрывается через меню «Сервис» или кнопкой на панели инструментов.

Рис. 2.6.5. Окно «Схема данных»

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип «Длинное целое»;

обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.